Дата публікації: 08.07.2025
Вітаю. Мене звати Ксенія Ігнац. Я юрист з багаторічним досвідом, що спеціалізується на легалізації іноземців, міграційному праві та юридичному супроводі бізнесу у Польщі.
Ввідні дані:
До мене звернувся підприємець, який планував розпочати легальний бізнес у сфері працевлаштування іноземців у Польщі. Його метою було створення агенції праці, яка б надавала послуги з підбору персоналу для польських роботодавців, включно з працевлаштуванням громадян України, Грузії, Молдови та країн Азії.
Клієнт мав зареєстровану компанію у Польщі (Sp. z o.o.), але абсолютно не орієнтувався у вимогах до оформлення діяльності агенції праці та процедури внесення до Національного реєстру агенцій працевлаштування (KRAZ). Бізнес-план був готовий, однак не вистачало головного — ліцензії, без якої діяльність з працевлаштування осіб є незаконною.
Проблема:
Клієнт не знав:
– які документи потрібно підготувати для отримання ліцензії;
– як правильно обрати коди діяльності в KRS;
– які формальні вимоги ставляться до компанії, офісу, персоналу;
– як уникнути помилок при подачі заяви до Воєводського управління праці (Urząd Marszałkowski);
– як подати документи електронно через довірений профіль (Profil Zaufany), оскільки не мав досвіду використання польських державних онлайн-сервісів.
Крім того, ситуацію ускладнював той факт, що компанія вже декілька місяців не вела активної діяльності, а отже, існували ризики, пов’язані з відмовою через недостатню активність чи невідповідність умовам реєстрації агенції праці.
Вирішено:
Після аналізу ситуації ми побудували чітку поетапну стратегію:
- Консультація щодо вимог до агенції праці
Я детально пояснила клієнту, які обов’язкові елементи повинен мати бізнес для реєстрації в KRAZ:
– відповідний код діяльності в KRS (професійна діяльність із працевлаштування);
– наявність юридичної адреси в Польщі (з документальним підтвердженням);
– відсутність заборон чи судимостей у керівника;
– ведення обліку кадрів і документації згідно з вимогами.
- Аналіз і коригування установчих документів
Разом із бухгалтером ми перевірили КВЕДи (PKD), зазначені в KRS. Виявилося, що необхідний код PKD 78.10.Z був відсутній. Під моїм керівництвом була подана електронна заява про зміну даних до Національного судового реєстру. Після оновлення реєстраційних документів ми перейшли до наступного етапу.
- Підготовка пакету документів для KRAZ
Було підготовлено:
– Заява на реєстрацію;
– Виписка з KRS;
– Декларація про відсутність судимостей у керівника компанії;
– Доказ наявності адреси для ведення діяльності (договір оренди);
– Документи, що підтверджують право використовувати електронний підпис.
- Подання документів електронно
Клієнт не мав польського номера PESEL, тому я допомогла оформити довірений профіль (Profil Zaufany). З його допомогою заява була подана онлайн через платформу praca.gov.pl.
- Супровід до моменту отримання рішення
Протягом кількох тижнів ми перебували в комунікації з працівниками Urzędu Marszałkowskiego. Я відповідала на уточнення, пояснювала деякі елементи пакету, а також готувала додаткову документацію за запитом чиновників.
Особа отримала:
Через 4 тижні після подачі заяви клієнт отримав позитивне рішення та реєстраційний номер у KRAZ, що офіційно надає право займатися діяльністю агенції праці в Польщі.
Крім ліцензії, клієнт отримав:
– чітке розуміння вимог до подальшої діяльності;
– шаблони договорів з клієнтами та працівниками;
– рекомендації щодо захисту персональних даних (RODO);
– перелік обов’язкової звітності та форм реєстрації найманих осіб.
Результат:
Клієнт розпочав повноцінну діяльність як легальна агенція праці з правом працевлаштування іноземців на території Польщі. Уже в перші місяці після отримання ліцензії було укладено понад 15 договорів з польськими роботодавцями.
Наявність зареєстрованої агенції в KRAZ значно підвищила довіру з боку партнерів, банків та податкових органів. Клієнт зміг уникнути фінансових санкцій за незаконну діяльність і забезпечити стабільний розвиток бізнесу.
Цей кейс показує, що навіть за повної відсутності досвіду в юридичній системі Польщі можна отримати ліцензію на ведення агенції праці — за умови професійного юридичного супроводу. Чітка стратегія, уважність до деталей і контроль кожного етапу дозволили клієнту швидко та законно вийти на ринок праці, уникнувши типових помилок та бюрократичних пасток.
