Data publikacji: 08.07.2025
Cześć. Nazywam się Ksenia Ignac. Jestem prawnikiem z wieloletnim doświadczeniem specjalizującym się w legalizacji cudzoziemców, prawie migracyjnym i wsparciu prawnym dla firm w Polsce.
Dane wstępne:
Zgłosił się do mnie przedsiębiorca, który planował rozpocząć legalną działalność w zakresie zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Jego celem było założenie agencji pracy, świadczącej usługi rekrutacji pracowników dla polskich pracodawców, w tym obywateli Ukrainy, Gruzji, Mołdawii oraz krajów Azji.
Klient posiadał zarejestrowaną spółkę w Polsce (Sp. z o.o.), jednak nie orientował się w wymaganiach dotyczących prowadzenia agencji pracy ani procedurze wpisu do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ). Miał gotowy biznesplan, ale brakowało najważniejszego — licencji, bez której działalność agencji pracy jest nielegalna.
Problem:
Klient nie wiedział:
– jakie dokumenty należy przygotować, aby uzyskać licencję;
– jak prawidłowo wybrać kody PKD w KRS;
– jakie są formalne wymagania wobec firmy, biura, personelu;
– jak uniknąć błędów przy składaniu wniosku do Urzędu Marszałkowskiego;
– jak złożyć dokumenty elektronicznie przez Profil Zaufany, ponieważ nie miał doświadczenia z polskimi e-usługami.
Dodatkowym utrudnieniem był fakt, że spółka od kilku miesięcy nie prowadziła aktywnej działalności, co mogło spowodować odmowę z powodu braku aktywności lub niespełnienia warunków wpisu do rejestru agencji pracy.
Rozwiązanie:
Po analizie sytuacji opracowaliśmy jasną, etapową strategię:
- Konsultacja w sprawie wymagań wobec agencji pracy
Wyjaśniłam klientowi, jakie elementy są wymagane, aby zarejestrować działalność w KRAZ:
– odpowiedni kod PKD w KRS (działalność agencji zatrudnienia);
– adres siedziby w Polsce (potwierdzony dokumentem);
– brak zakazów i karalności u osoby zarządzającej;
– prowadzenie dokumentacji kadrowej zgodnie z przepisami.
- Analiza i korekta dokumentów rejestrowych
Wspólnie z księgową sprawdziliśmy kody PKD wpisane w KRS. Okazało się, że brakowało niezbędnego kodu 78.10.Z. Pod moim kierownictwem złożyliśmy elektroniczny wniosek o zmianę danych w KRS. Po zaktualizowaniu dokumentów przeszliśmy do kolejnego etapu.
- Przygotowanie pakietu dokumentów do KRAZ
Zostały przygotowane:
– Wniosek o wpis do rejestru;
– Odpis z KRS;
– Oświadczenie o niekaralności osoby zarządzającej;
– Dokument potwierdzający adres działalności (umowa najmu);
– Dokumenty potwierdzające możliwość korzystania z podpisu elektronicznego.
- Złożenie dokumentów elektronicznie
Klient nie posiadał numeru PESEL, więc pomogłam mu założyć Profil Zaufany. Dzięki temu wniosek został złożony online przez platformę praca.gov.pl.
- Wsparcie do momentu uzyskania decyzji
Przez kilka tygodni byliśmy w kontakcie z pracownikami Urzędu Marszałkowskiego. Odpowiadałam na pytania, wyjaśniałam elementy wniosku i przygotowywałam dodatkowe dokumenty na prośbę urzędników.
Klient otrzymał:
Po 4 tygodniach od złożenia wniosku klient otrzymał pozytywną decyzję oraz numer rejestracyjny w KRAZ, co oficjalnie uprawnia do prowadzenia agencji zatrudnienia w Polsce.
Oprócz licencji klient otrzymał:
– pełne zrozumienie wymagań dotyczących dalszej działalności;
– szablony umów z klientami i pracownikami;
– rekomendacje dotyczące ochrony danych osobowych (RODO);
– listę obowiązkowych raportów i formularzy dla pracowników.
Rezultat:
Klient rozpoczął pełnoprawną działalność jako legalna agencja pracy z możliwością zatrudniania cudzoziemców na terenie Polski. Już w pierwszych miesiącach po uzyskaniu licencji podpisano ponad 15 umów z polskimi pracodawcami.
Wpis w rejestrze KRAZ znacząco zwiększył zaufanie ze strony partnerów, banków i urzędów skarbowych. Klient uniknął sankcji finansowych za nielegalną działalność i zapewnił stabilny rozwój biznesu.
Ten przypadek pokazuje, że nawet bez doświadczenia w polskim systemie prawnym można uzyskać licencję na prowadzenie agencji zatrudnienia — pod warunkiem profesjonalnego wsparcia prawnego. Jasna strategia, dbałość o szczegóły i kontrola każdego etapu pozwoliły klientowi legalnie wejść na rynek pracy, unikając typowych błędów i biurokratycznych pułapek.
