Виртуальный офис в Польше

Этап 1. Первичная консультация и проверка юридической пригодности адреса

Действия нотариуса:

1. консультирует о юридических требованиях к адресу для KRS/Налоговой (какие документы нужны для подтверждения права пользования адресом);
2. проверяет имеющиеся документы: договор аренды, доверенность на получение корреспонденции, договор услуг виртуального офиса; при недостатке указывает, какие документы нужно подготовить.

Этап 2. Подготовка и оформление договора между клиентом и провайдером виртуального офиса (или подтверждение прав на адрес)

Действия нотариуса:

1. заверение подписей (poświadczenie podpisu) на договоре или доверенности (pełnomocnictwo); нотариус устанавливает личность, фиксирует подпись;
2. при необходимости - подготовка/составление и заверение договора пользования/аренды как надлежащего доказательства прав на адрес (если сторона хочет иметь нотариальный документ о юридическом основании или согласии собственника);
3. оформление доверенности (pełnomocnictwo) для представителя провайдера на получение корреспонденции - в форме, требуемой клиентом/органами.

Этап 3. Регистрация/обновление адреса в реестрах (KRS / CEIDG / Налоговая / GUS)

Действия нотариуса:

1. при регистрации/изменении адреса компании в стандартном режиме - подготовка и подписание учредительного акта/решения (если требуется) и заверение подписей; нотариус формально удостоверяет документы, выдает номер нотариального акта для указания в заявлении KRS;
2. при изменении адреса - нотариус может составить протокол/акт изменения местонахождения (если требуется уставом компании) и заверить подписи уполномоченных лиц;
3. по требованию клиента - предоставление копии акта/помощь с подачей документов в регистрационный суд (иногда нотариус пересылает документы или предоставляет полный комплект для электронной заявки).

Этап 4. Операционное обслуживание: прием, хранение и выдача корреспонденции; оформление доверенностей для представителей

Действия нотариуса:

1. составление и заверение доверенности (подпись и идентификация личности) для сотрудников провайдера на получение/вскрытие корреспонденции; при необходимости - оформление доверенности для представительства в органах;
2. заверение протокола приема документа на хранение (если документы сдаются нотариусу на хранение) - нотариус может составить протокол приема на хранение;
3. выдача нотариально заверенных копий важных документов (например, по запросам органов/банков).

Этап 5. Предоставление дополнительных юридических услуг / представительство перед органами

Действия нотариуса:

1. подготовка и заверение документов, запрашиваемых учреждениями (например, заявление собственника о праве пользования), заверенные доверенности для представительства перед органами;
2. выдача нотариальных копий для приложения к официальным письмам;
3. (при необходимости) составление акта, подтверждающего определенные обстоятельства - например, что собственник помещения дал согласие на использование адреса как местонахождения нескольких компаний.

Срок: зависит от типа запроса органа - от нескольких дней.
Примерная стоимость: зависит от объема документов - от нескольких десятков до нескольких сотен PLN (заверения/копии/тарифы).