Віртуальний офіс у Польщі

Етап 1. Первинна консультація та перевірка правової придатності адреси

Дії нотаріуса:

1. консультує щодо юридичних вимог до адреси для KRS / Urząd Skarbowy (які документи потрібно мати для підтвердження права користування адресою);
2. перевіряє наявні документи: договір найму, довіреність на прийом кореспонденції, договір надання послуг віртуального офісу; при браку — вказує, які документи треба підготувати.

Етап 2. Підготовка та оформлення договору між клієнтом і провайдером віртуального офісу (або підтвердження права на адресу)

Дії нотаріуса:

1. по­свідчення підписів (poświadczenie podpisu) на договорі або на повіренні (pełnomocnictwo); нотаріус встановлює особу, фіксує підпис;
2. за потреби — підготовка/списування й посвідчення договору użyczenia/najmu як належного доказу права do siedziby (якщо сторона хоче мати нотаріальний документ про tytuł prawny або zgodę власника);
3. оформлення довіреності (pełnomocnictwo) для представника провайдера на отримання кореспонденції — у формі, яка потрібна замовнику/urzędom.

Етап 3. Реєстрація/оновлення адреси в реєстрах (KRS / CEIDG / Urząd Skarbowy / GUS)

Дії нотаріуса:

1. якщо компанію реєструють/змінюють адрес у стандартному режимі — підготовка і podpisanie aktu założycielskiego/uchwały (jeżeli konieczne) та poświadczenie podpisów; нотаріус формально скріплює документи, видає numer aktu notarialnego, який вказують у wniosku PRS;
2. у випадку zmiany adresu — нотаріус może sporządzić protokół/akt zmiany siedziby (jeżeli statut spółki tego wymaga) i poświadczyć podpisy uprawnionych osób;
3. на вимогу клієнта — przekazanie odpisu aktu / opieka nad złożeniem dokumentów do sądu rejestrowego (czasem notariusz przekazuje dokumenty dalej lub wydaje klientowi komplet dokumentów do elektronicznego wniosku).

Етап 4. Операційне обслуговування: прийом, зберігання і видача кореспонденції; оформлення довіреностей для представників

Дії нотаріуса:

1. sporządzenie i poświadczenie pełnomocnictwa (підпис та ідентифікація особи) для працівників провайдера на отримання/відкриття кореспонденції; по потребі — оформлення pełnomocnictwa do reprezentacji w urzędach;
2. poświadczenie protokołu przejęcia dokumentu na przechowanie (якщо документи здаються до нотаріуса на зберігання) — нотаріус може скласти протокол прийняття на przechowanie;
3. видача notarialnie poświadczonych kopii важливих документів (наприклад, при запитах urzędów/банків).

Етап 5. Надання додаткових юридичних послуг / представництво перед органами

Дії нотаріуса:

1. підготовка і poświadczenie документів, які просять urzędy (np. oświadczenie właściciela о праві użyczenia), poświadczone pełnomocnictwa для reprezentacji przed urzędami;
2. видача notarialnych odpisów для załączenia до pism urzędowych;
3. (за потреби) sporządzenie aktu potwierdzającego określone okoliczności — наприклад, że właściciel lokalu udzielił zgody na użyczenie adresu jako siedziby wielu spółek.

Термін: залежить від rodzaju запиту від органу — від кількох днів.
Орієнтовна вартість: залежить від обсягу документів — від кількох десятків до кількох сотень PLN (по­свідчення/odpisy/taksy).