Wirtualne biuro w Polsce

Etap 1. Konsultacja wstępna i weryfikacja prawnej przydatności adresu

Działania notariusza:

1. doradza w zakresie wymogów prawnych dotyczących adresu dla KRS/Urzędu Skarbowego (jakie dokumenty są potrzebne do potwierdzenia prawa do korzystania z adresu);
2. weryfikuje istniejące dokumenty: umowę najmu, pełnomocnictwo do odbioru korespondencji, umowę usług wirtualnego biura; w przypadku braków wskazuje, jakie dokumenty należy przygotować.

Etap 2. Przygotowanie i sporządzenie umowy między klientem a dostawcą wirtualnego biura (lub potwierdzenie prawa do adresu)

Działania notariusza:

1. poświadczenie podpisów (poświadczenie podpisu) na umowie lub pełnomocnictwie; notariusz ustala tożsamość, utrwala podpis;
2. w razie potrzeby - przygotowanie/spisanie i poświadczenie umowy użyczenia/najmu jako właściwego dowodu prawa do siedziby (jeśli strona chce mieć notarialny dokument o tytule prawnym lub zgodzie właściciela);
3. sporządzenie pełnomocnictwa dla przedstawiciela dostawcy na odbiór korespondencji - w formie wymaganej przez klienta/urzedy.

Etap 3. Rejestracja/aktualizacja adresu w rejestrach (KRS / CEIDG / Urząd Skarbowy / GUS)

Działania notariusza:

1. jeśli firmę rejestrują/zmieniają adres w standardowym trybie - przygotowanie i podpisanie aktu założycielskiego/uchwały (jeżeli konieczne) oraz poświadczenie podpisów; notariusz formalnie potwierdza dokumenty, wydaje numer aktu notarialnego do wskazania we wniosku KRS;
2. w przypadku zmiany adresu - notariusz może sporządzić protokół/akt zmiany siedziby (jeżeli statut spółki tego wymaga) i poświadczyć podpisy uprawnionych osób;
3. na żądanie klienta - przekazanie odpisu aktu/opieka nad złożeniem dokumentów do sądu rejestrowego (czasem notariusz przekazuje dokumenty dalej lub wydaje klientowi komplet dokumentów do elektronicznego wniosku).

Etap 4. Obsługa operacyjna: przyjmowanie, przechowywanie i wydawanie korespondencji; sporządzanie pełnomocnictw dla przedstawicieli

Działania notariusza:

1. sporządzenie i poświadczenie pełnomocnictwa (podpis i identyfikacja osoby) dla pracowników dostawcy na odbiór/otwieranie korespondencji; w razie potrzeby - sporządzenie pełnomocnictwa do reprezentacji w urzędach;
2. poświadczenie protokołu przejęcia dokumentu na przechowanie (jeśli dokumenty są przekazywane notariuszowi do przechowania) - notariusz może sporządzić protokół przyjęcia na przechowanie;
3. wydanie notarialnie poświadczonych kopii ważnych dokumentów (np. na żądanie urzędów/banków).

Etap 5. Świadczenie dodatkowych usług prawnych / reprezentacja przed organami

Działania notariusza:

1. przygotowanie i poświadczenie dokumentów wymaganych przez urzędy (np. oświadczenie właściciela o prawie użyczenia), poświadczone pełnomocnictwa do reprezentacji przed urzędami;
2. wydanie notarialnych odpisów do załączenia do pism urzędowych;
3. (w razie potrzeby) sporządzenie aktu potwierdzającego określone okoliczności - na przykład, że właściciel lokalu udzielił zgody na użyczenie adresu jako siedziby wielu spółek.

Termin: zależy od rodzaju zapytania organu - od kilku dni.
Szacunkowy koszt: zależy od ilości dokumentów - od kilkudziesięciu do kilkuset PLN (poświadczenia/odpisy/taksy).