Data publikacji: 02.06.2025
Jestem wykwalifikowanym prawnikiem z wieloletnim doświadczeniem w dziedzinie legalizacji pobytu w Polsce. Moim celem jest uczynienie legalizacji pobytu prostą, zrozumiałą i dostępną.
Dane wstępne:
W maju 2025 roku zgłosiła się do mnie obywatelka Ukrainy z prośbą o pomoc prawną w aktualizacji danych osobowych w rejestrze Straży Granicznej. Problem pojawił się, gdy podczas sprawdzania statusu sprawy migracyjnej okazało się, że w systemie widnieją nieaktualne informacje, które nie odzwierciedlały już jej aktualnej sytuacji – m.in. adres zamieszkania, dane kontaktowe oraz data złożenia wniosku o ochronę.
Klientka obawiała się, że z powodu niezgodności danych może napotkać trudności w kontaktach z urzędem lub podczas postępowań sądowych, gdzie dane weryfikowane są poprzez rejestry SG. Istniało również ryzyko, że bez aktualizacji jej sprawa zostanie rozpatrzona z opóźnieniem lub w ogóle pozostawiona bez rozpatrzenia z przyczyn formalnych.
Problem:
Zgodnie z polskim prawem oraz praktyką administracyjną, cudzoziemiec przebywający na terytorium Polski w trakcie legalizacji pobytu (np. oczekując na kartę pobytu lub będąc w procedurze ochrony międzynarodowej) jest zobowiązany do informowania właściwych organów o zmianach danych, takich jak adres zamieszkania, numer telefonu, e-mail lub inne kluczowe okoliczności.
Brak aktualnych informacji może skutkować poważnymi konsekwencjami – od opóźnienia w rozpatrzeniu sprawy po wydanie decyzji pod nieobecność osoby lub nawet automatyczną odmowę. W przypadku mojej klientki aktualizacja nie została dokonana na czas, a proces złożenia informacji przez ePUAP wydawał się jej trudny i niejasny.
Rozwiązanie:
Po uzyskaniu danych od klientki przeanalizowałam jej sytuację i ustaliłam, które informacje wymagają aktualizacji w bazie Straży Granicznej. Były to:
- nowy adres zamieszkania;
- zaktualizowany numer telefonu;
- nowy adres e-mail;
- doprecyzowanie daty złożenia wniosku o ochronę międzynarodową.
Przygotowałam oficjalne pismo do Straży Granicznej w języku polskim, spełniające wszystkie wymagania formalne – odpowiedni zwrot, dane sprawy, argumentację oraz prośbę o aktualizację. Pismo zawierało dokładny opis sytuacji oraz wykaz załączników (np. decyzję o ochronie czasowej, zaświadczenie o zameldowaniu, kopię paszportu).
Wyjaśniłam klientce krok po kroku, jak korzystać z systemu ePUAP, pomogłam założyć profil, sprawdziłam konfigurację podpisu elektronicznego i klientka samodzielnie złożyła wniosek przez ePUAP do właściwego organu Straży Granicznej.
Już po kilku dniach – w mniej niż tydzień – otrzymaliśmy oficjalną odpowiedź, potwierdzającą, że wszystkie wymagane zmiany zostały wprowadzone do rejestru, a dane w systemie SG są aktualne.
Klientka otrzymała:
Zaktualizowany profil w rejestrze Straży Granicznej, co zapewnia płynność wszystkich procesów prawnych – w szczególności dotyczących pobytu, ochrony lub składania wniosku o kartę pobytu. Już nie grozi jej brak kontaktu z urzędami czy pominięcie w ważnych postępowaniach.
Dodatkowo klientka otrzymała instrukcję, jak samodzielnie korzystać z ePUAP – od bezpiecznej autoryzacji, przez utworzenie podpisu elektronicznego, po składanie pism do instytucji publicznych.
Rezultat:
✅ Przeprowadzono analizę prawną i ustalono dane wymagające aktualizacji
✅ Przygotowano oficjalne pismo po polsku z uzasadnieniem i odniesieniem do sprawy
✅ Zapewniono prawidłowe złożenie dokumentu przez ePUAP bez błędów i opóźnień
✅ Otrzymano pozytywną odpowiedź Straży Granicznej o wprowadzeniu zmian
✅ Wyeliminowano ryzyko błędów formalnych i odmów w przyszłych procedurach
Ten przypadek pokazuje, że nawet pozornie drobna aktualizacja danych może mieć kluczowe znaczenie w sprawach migracyjnych. Dzięki jasnemu algorytmowi, precyzji prawnej i skutecznemu wykorzystaniu narzędzi cyfrowych udało się szybko i bez komplikacji dokonać wszystkich zmian.
Klientka odzyskała kontrolę nad swoją sytuacją prawną w Polsce oraz nabyła umiejętności samodzielnego kontaktu z urzędami w formie elektronicznej.
