Data publikacji: 29.04.2025
Marina Nikityuk — księgowa specjalizująca się w obsłudze firm w Polsce. Rejestracja spółek (Sp. z o.o.), licencje transportowe, księgowość VAT, ZUS, CIT, raportowanie Intrastat. Wspiera firmy transportowe, logistyczne i rolne. Pomoc dla przedsiębiorców z Ukrainy w UE.
Kompleksowa obsługa księgowa firmy transportowej w Polsce: studium przypadku
Skuteczne funkcjonowanie firmy transportowej w Polsce wymaga precyzyjnej, systematycznej i zgodnej z przepisami obsługi księgowej. W tym studium przypadku przedstawiamy współpracę z dużą międzynarodową firmą logistyczną posiadającą flotę ponad 15 ciągników siodłowych. Klient potrzebował uporządkowania dokumentacji podatkowej, księgowej i kadrowej, skutecznej komunikacji z polskimi instytucjami oraz optymalizacji kosztów działalności.
Zakres usług obejmował pełną księgowość Sp. z o.o., składanie raportów do GITD, rozliczenia z ZUS, ewidencję kosztów paliwa, obsługę płac kierowców, wsparcie w transakcjach zagranicznych oraz reprezentację podczas kontroli.
Główne problemy do rozwiązania
- Opóźnienia w składaniu deklaracji podatkowych (VAT, CIT, ZUS)
- Brak prawidłowej dokumentacji kadrowej kierowców
- Brak kontroli wydatków na paliwo, naprawy i opłaty drogowe
- Problemy podczas kontroli GITD i urzędów skarbowych
- Potrzeba miesięcznej analizy rentowności floty
Etapy obsługi księgowej
- Analiza obecnego stanu księgowości i dokumentacji kadrowej
- Ponowna kalkulacja kosztów paliwa, napraw i ubezpieczeń
- Konfiguracja składania deklaracji VAT-7, CIT-8, ZUS DRA, PIT
- Przygotowanie umów o pracę i umów zlecenie dla kierowców
- Ewidencja podróży służbowych, diet i czasu pracy
- Raportowanie działalności transportowej do GITD
- Przygotowywanie odpowiedzi na zapytania US, ZUS i Państwowej Inspekcji Pracy
- Regularna analiza rentowności każdego pojazdu
Co zostało osiągnięte
- Uporządkowano księgowość i deklaracje podatkowe
- Wprowadzono pełną dokumentację kadrową i system wynagrodzeń
- Utworzono system kontroli kosztów dla każdego pojazdu
- Zapewniono terminowe składanie deklaracji bez kar
- Skutecznie przeszliśmy kontrole GITD i urzędów skarbowych
- Zaoszczędzono ponad 24 000 zł rocznie dzięki optymalizacji kosztów
Zalety współpracy
- Pełna przejrzystość finansowa firmy
- Stała komunikacja z organami nadzoru
- Brak kar i dopłat dzięki prawidłowemu prowadzeniu księgowości
Kompleksowa obsługa księgowa i podatkowa
Wsparcie podczas kontroli GITD, ZUS i urzędów skarbowych
Monitorowanie kosztów każdego pojazdu w flocie
Najczęściej zadawane pytania
Jakie deklaracje powinna składać firma transportowa w Polsce?
Firma transportowa musi składać miesięczne deklaracje VAT-7, JPK, roczne CIT-8 oraz rozliczać składki ZUS i PIT, a także raportować działalność do GITD.
Odpowiedź
Poprawna konfiguracja systemu raportowania pozwala unikać kar i optymalizować obciążenia podatkowe.
Czy firma transportowa może odzyskać VAT za paliwo?
Tak, pod warunkiem prawidłowego dokumentowania kosztów i przypisania wydatków do pojazdów.
Odpowiedź
Zaimplementowano system ewidencji kart paliwowych umożliwiający odzyskiwanie VAT za paliwo i opłaty drogowe.
Obsługa księgowa firmy transportowej w Polsce wymaga dogłębnej znajomości przepisów podatkowych, precyzyjnej dokumentacji i ciągłego monitorowania kosztów. Dzięki profesjonalnemu wsparciu klient uniknął kar, zoptymalizował wydatki, uzyskał zwroty VAT i zapewnił pełną przejrzystość finansową działalności. Ten przypadek pokazuje, że księgowość w branży transportowej to strategiczne narzędzie rozwoju biznesu.
