Data publikacji: 08.07.2025
Cześć. Nazywam się Ksenia Ignac. Jestem prawnikiem z wieloletnim doświadczeniem specjalizującym się w legalizacji cudzoziemców, prawie migracyjnym i wsparciu prawnym dla firm w Polsce.
Dane wejściowe:
Zgłosił się do mnie klient — obywatel Ukrainy, który chciał legalnie otworzyć własną firmę w Polsce. Jego pomysłem było otwarcie firmy logistycznej w Krakowie, która współpracowałaby zarówno z partnerami polskimi, jak i międzynarodowymi. Klient wybrał formę prowadzenia działalności — spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (Spółka z o.o.), która jest najpopularniejszą formą osoby prawnej w Polsce.
Klient nie znał języka polskiego, nie rozumiał struktury procedury i nie miał doświadczenia w kontaktach z polskimi urzędami. Jego główne wymagania: szybkość, minimalizacja błędów i możliwość przeprowadzenia procesu zdalnie.
Problem:
Klient napotkał następujące trudności:
– brak znajomości polskiego prawa korporacyjnego i procedur rejestracji Sp. z o.o.;
– brak wiedzy, jakie dokumenty są wymagane do złożenia wniosku do rejestru sądowego (KRS);
– obawy co do poprawności wypełniania formularzy;
– konieczność złożenia dokumentów online bez fizycznej obecności w Polsce;
– brak Profilu Zaufanego do podpisu elektronicznego.
W związku z tym istniało duże ryzyko popełnienia błędów podczas samodzielnej rejestracji, co mogło prowadzić do odmowy, opóźnienia uruchomienia firmy lub konieczności ponownego złożenia dokumentów.
Rozwiązanie:
Zaproponowałam klientowi kompleksową obsługę prawną procesu rejestracji spółki z o.o. w formule "pod klucz".
- Zebranie informacji i analiza celów działalności
Na pierwszym etapie przeprowadziliśmy konsultację, podczas której klient opisał główną działalność firmy, liczbę założycieli, wysokość kapitału zakładowego oraz preferencje co do nazwy i struktury zarządzania. Na tej podstawie został opracowany optymalny model działalności spółki.
- Przygotowanie pakietu dokumentów
Sporządziłam pełną listę dokumentów niezbędnych do rejestracji Sp. z o.o., zgodnie z wymaganiami prawa polskiego. Obejmowała ona:
– umowę spółki (Umowa spółki);
– wniosek do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS);
– oświadczenie o wniesieniu kapitału;
– listę wspólników i ich udziałów;
– adres siedziby spółki (z potwierdzeniem prawa do użytkowania lokalu).
- Wypełnienie formularzy i weryfikacja prawna
Pomogłam w wypełnieniu wszystkich elektronicznych formularzy na platformie Portal Rejestrów Sądowych, zapewniając poprawność i zgodność danych. Uniknięcie błędów na tym etapie jest kluczowe, ponieważ nawet drobna nieścisłość może skutkować odmową rejestracji.
- Założenie Profilu Zaufanego
Zorganizowałam procedurę założenia Profilu Zaufanego dla klienta przez polski konsulat. Umożliwiło to podpisanie dokumentów online i złożenie wniosku zdalnie, bez konieczności fizycznej obecności w Polsce.
- Złożenie wniosku do KRS
Po weryfikacji prawnej wszystkie dokumenty zostały podpisane elektronicznie i złożone przez portal rejestru sądowego. Przeprowadziłam dalszą komunikację z sądem w razie potrzeby dodatkowych wyjadem w razie potrzeby dodatkowych wyja\u015nień.
Klient otrzymał:
Po 7 dniach roboczych klient otrzymał oficjalne potwierdzenie rejestracji spółki w KRS. Zostały mu przekazane:
– numer rejestracyjny (KRS);
– numer identyfikacji podatkowej (NIP);
– numer REGON;
– odpis z rejestru sądowego z pieczęcią urzędową.
Dodatkowo klient otrzymał rekomendacje dotyczące otwarcia konta bankowego, rejestracji podatkowej (w tym VAT, jeśli potrzebne), a także pierwsze wzory umów i dokumenty do użytku wewnętrznego w firmie.
Rezultat:
Spółka z o.o. została zarejestrowana bez opóźnień i błędów. Klient otrzymał gotową do działania firmę z pełnym statusem prawnym i dostępem do komunikacji cyfrowej z urzędami polskimi. Dzięki wsparciu na każdym etapie klient uniknął typowych problemów i mógł od razu przystąpić do działalności operacyjnej.
Ten przypadek pokazuje, że dzięki profesjonalnemu wsparciu prawnemu można szybko, bezpiecznie i zdalnie zarejestrować Sp. z o.o. w Polsce. Właściwa strategia, dbałość o szczegóły i kontrola procesu pozwoliły klientowi zaoszczędzić czas, uniknąć błędów prawnych i pewnie wejść na rynek polski.
